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成功展会的36点注意事项

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1)精心设计规划主题:针对会议展览活动定位,为未来会展活动发展的主轴、方向、推动的重点及主题(Theme)而设计规划?同时依此主题更容易吸引较多的参与。
 2)协助国际竞标资料搜集:要参与国际竞标需要各类完整的讯息和信息,例如举办条件、配合条件和环境、支持信函、预算及响应条件等,都要先规划好。
 3)规划完整竞标执行作业:如何向国际会展委员会报告,准备什么资料(什么是您的城市最有竞争力的重点?) ,如何争取各个代表的支持,同时又竞标成功。
 4)协助筹设工作委员会:筹办会展有许多细节工作,因此交付各工作小组的分工职务、组织图、工作职掌和权责及各个工作委员会的连系及筹备会议召开,都应该先行设立作法。
 5)决定会展办理名称及时程:任何会展的举办时间都应与其它地区或世界会议错开,以避免时间重复,同时也容易吸引更多与会者参加,当然订定会展名称也很重要,也影响与会的意愿。
 6)规划会展办理模式及作法:国际性会展应该明确其办理的模式及作法先行安排,如此才能正确且有方向地开始筹办会展事务和工作。
 7)详细评估并编列预算:整体会展所需的预算是会展成败的重要关键因素,各项预估细目、需求数量、需求的时程及办理方式,都影响预算编列和评估计算。
 8)研析经费来源及时程:各项会展的收入来源有注册费、展位费、广告费及其它等,但是金额来处,所占比例以及什么时程会进帐,都有一定的影响。
 9)建立募款机制和作法:许多会展的召开都有赖充分的经费,但是如何募款,对象如何寻找?是不是该编列募款说明书?寻求赞助的作法应该如何开展?都应该规划清楚,以达到募款目的。
 10)建构大会收支作业程序:要办理国际会展当然要开立外汇收支帐户,但如何开立?收支帐款如何作业?都应该有套专业作法,同时也该订立收支作业程序,确保会展顺利推动。
 11)确认专业会展策划顾问:一场圆满成功的国际会展,绝对需要聘请有经验、有专业及有热诚的顾问或公司来提供专业策划,当然如何搜寻、确认并相互合作是重要的起点。
 12)会展场地搜寻和勘查:要选择渡假村?市区会展中心?还是大学?该要多大的区域?有多少分组房间?真正的空间尺寸及挑高合适与否?都是勘查场地的重点。
 13)确认场地及周边条件:会展场地需要相当多的配合条件,诸如是否容易抵达?配套的影音条件?相关的服务条件等,都是重点的考虑需求。
 14)确认整体会展流程:会展的议程及办理作业都应该先行安排规划妥当,自然比较容易推动各项筹备工作,并且有效吸引与会和参展。
 15)规划各类配合活动:会展的办理有许多相关配合活动,如开闭幕典礼、接待酒会、文化之夜、参观行程及旅游节目等,这些都是会展筹备的规划重点?
 16)规划讲员及发表方式:国际会议的讲员、发表作法、与谈人,评论人及主持人等,都是需要精心规划和安排,成立学术委员会的目的就是因应这样的需求。
 17)订定邀请讲员条件:要以什么方式邀请?提供什么条件?如何确定各个名单,邀请的时限在何时?都决定了讲员是否积极参加的因素。
 18)规划论文征集方式:规定何种主题?是否请先交论文摘要“Abstract “?订定交卷时间?以及规划论文收集的作业方式,都影响论文比重和收集顺利。
 19)协助成立论文评选机制:针对论文缴交之后,是否符合大会发表的标准和作业,应该有个公正且清晰的作法,以使得论文发表能为大会创造更丰富的内涵。
 20)论文集编修印制作业:由于论文征集有一定格式及时程,编辑、美术设计及印刷,都有相当要求的标准,因此应该以国际水准来制作。
 21)论文集出版及运送作业:论文集编印后是否会因其份量而申请版号,并在会后发送给图书馆及相关学术单位,以便于日后留存。
 22)会议论文发表及确认:参加此次会议发表人之名单必需事前确定,发表时间多长?留有多少时间询答评论?都和议事流畅与否有关。
 23)建构报名作业机制: 整体会展的报名,少则五十余人,多则好几千人,因此如何建立网络报名、传真报名或其它方式,或是否可以网络交费,两人以上报名可否优惠,这些是报名机制要确定的。
 24)发送通告书及确认:Announcement有第一次、二次或最后一次,主要是在确立开会时间,模式、住宿、交通、场地及各次议程的简明介绍。
 25)建立潜在与会名单:要先了解那些人,那些单位是有可能参加?藉助行销文宣的作法,再配合潜在名单,可以广泛吸引更多人仕的参与。
 26)协助规划报名作业:包括现场报名、会前报名、报名费用及开户方式等都是在开始接受报名时先行确认的,同时要订定用什么方式来报名。
 27)进行报名作业及收款:报名费用会因为提早报名(early bird)而有不同的标准,眷属报名又是如何规定?收款又是采行电汇,刷卡还是支票?都应该规范清楚?
 28) 确认并制作与会名单:接受报名以后,就会开始确认名单,看看是否那些单位还可以再多加把劲多些人来报名,并且准备开始制作名牌?
 29)设计并制作大会印刷品:整体国际会展的表征,可以由它的大会印刷品如何设计和制作看出,这包括宣传海报、名牌、通告书、桌卡及大会手册等数十种。
 30)规划印刷品内容作业:由于国际会议及展览对于文宣印刷品,有一定的编排需求,内容也必须简洁明确和易寻,通常是二种语文并存(如中英文、英西文等)?
 31)了解印刷品需求及派发:对于文宣印刷品要印多少份?采用什么材质?有那些机构是主要派发对象?当然能够让文宣印刷品达到效益,才是最重要的。
 32)规画展览作业及配置办法:对于国际会议而言,展览是非常重要的资源,因此如何善于规画,整合参展厂商,鼓励创新研发,知识讯息交流,因此确定展示主题、规模、环境及参与对象,都是规画重点?
 33)确定参展及订价收支办法:参展商依照主题区分,选择展区位置,并且依不同订价付费展示,当然参展仍需要相当多软件活动及硬件器材和行销策略,才能扩大展览效益和影响力。
 34)作好征展文宣作业:一个好的展示活动需要大力宣传,预期有多少观众?是否有专业论坛搭配?重要厂商是否都会参加?办理时程和效益,也是文宣作业的重点。
 35)参展报名及收费作业:报名参加展览是需要详细规画和运作,那些知名大厂,那些平日配合度高的厂家,都应即早确认并报名收费,使得整体展示活动能够顺利进行。
 36)召开参展厂商说明会:基本上一次展览多达百余家,如何规定进场时间?什么时候搭好展位?噪音、清运、退场货品规定等,都是需要展前规定清楚。


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